Einleitung
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung. Ziel des Gesetzgebers ist eine automatisierte Verarbeitung, die Fehlerrisiken reduziert und die Effizienz von Unternehmen erhöht.
Was ist eine E‑Rechnung?
Eine E‑Rechnung ist kein PDF, kein Scan und auch nicht eine „normale“ E‑Mail mit Anhang. Gemäß § 14 UStG und der E‑Rechnungsverordnung ist sie ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat, das elektronisch ausgestellt, übermittelt, empfangen und automatisch verarbeitet werden kann.
Relevante Formate
- XRechnung – XML‑Format, reiner Datensatz (vor allem für öffentliche Auftraggeber)
- ZUGFeRD – PDF‑Ansicht + eingebettetes XML (menschlich lesbar + maschinenlesbar)
Compliance‑Zeitplan (seit 2025)
| Frist | Verpflichtung | Erläuterung |
|---|---|---|
| 01. Jan 2025 | Empfang von E‑Rechnungen | Alle Unternehmen müssen E‑Rechnungen empfangen, prüfen & archivieren können. |
| 31. Dec 2025 | Ausgabe von E‑Rechnungen | Weiterhin Papier‑/PDF‑Rechnungen zulässig, sofern Empfänger zustimmt. |
| 31. Dec 2026 | Verlängerte Übergangsfrist | Unternehmen bis 800 000 € Umsatz dürfen ein Jahr länger klassische Formate nutzen. |
| 31. Dec 2027 | Weitere Formate zulässig | Andere elektronische Formate (z. B. EDI) bleiben zulässig bei Zustimmung. |
| 01. Jan 2028 | Vollständige Umstellung | Alle Rechnungen müssen im Sinne der neuen Vorgaben als E‑Rechnung ausgestellt werden. |
Warum jetzt handeln?
Die Übergangsfristen bieten zwar Zeit, doch die Vorteile einer automatisierten Rechnungsverarbeitung setzen Sie jetzt schon frei:
- Mehrfaches Abtippen → Automatisches Auslesen der Daten
- Freigabe‑Workflow per E‑Mail → Digitale Workflows im System
- Suche & Archivierung → Schnellere Bearbeitung & audit‑sichere Dokumentation
- Medienbruch zwischen Abteilungen → Einheitliche Datenquelle
Ausgangsrechnungen – Odoo macht’s einfach
In Odoo erstellst du deine Rechnungen wie gewohnt – aus Angebot, Auftrag, Projekt oder Lieferschein – und Odoo erzeugt automatisch XRechnung CIUS oder ZUGFeRD‑konforme Daten, versendet sie per Peppol oder E‑Mail und bucht sie sofort in der Buchhaltung.
Eingangsrechnungen – vom Empfang zur Buchung
- Empfang über definierte Kanäle (E‑Mail, Upload, Peppol)
- Automatisches Auslesen der strukturierten Daten
- Kontierungs‑ und Zuordnungs‑Vorschläge
- Digitale Freigabe‑Workflows (nach Betrag oder Abteilung)
Archivierung & Nachvollziehbarkeit
Alle E‑Rechnungen werden digital im System abgelegt, verknüpft mit Buchungsbelegen und Workflows. Die Suchfunktionen ermöglichen schnellen Zugriff nach Kunde, Betrag, Datum, Projekt oder Konto.
Umsetzung mit uns – Schritt für Schritt
- Analyse – Wir prüfen deine bestehenden Prozesse, Systeme und Volumen.
- Konzept – Wir definieren Formate, Workflows und Schnittstellen, die zu deinem Unternehmen passen.
- Umsetzung in Odoo – Wir aktivieren die Funktionen, konfigurieren Formate und testen mit echten Beispielen.
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