Mehr Zeit, weniger Papier – GoBD-konformes Dokumentenmanagement für KMU und Selbstständige

„92 % unserer Nutzer sparen bis zu 4 Stunden pro Woche.“

(Quelle: ecoDMS Marketingmaterial / Website)

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Papierberge, chaotische Ablage und Stress bei der Steuerprüfung?

Viele Selbstständige und KMU verlieren täglich Zeit mit dem Suchen von Dokumenten, manuellem Scannen und Ablagechaos. Gleichzeitig drohen Risiken bei der GoBD- und DSGVO-konformen Archivierung. Mit einem strukturierten Dokumentenmanagement-System wie ecoDMS lassen sich diese Probleme einfach lösen.

Frau mit Händen am Kopf, mit Akten vor sich auf dem Tisch

ecoDMS & Matzner Digital – Ihre Lösung für digitales Dokumentenmanagement

Unser Whitepaper zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Dokumente rechtssicher archivieren, E-Rechnungen automatisiert verarbeiten und sekundenschnell wiederfinden – egal ob Solo-Selbstständige, Handwerker oder KMU mit mehreren Abteilungen. ecoDMS bietet:

GoBD- & DSGVO-konforme Archivierung
Automatisierte Verarbeitung von XRechnung & ZUGFeRD
OCR-Volltextsuche für sekundenschnelles Finden
Zentrale Verwaltung, jederzeit und überall verfügbar
Hosting, Wartung & Updates inklusive

So profitieren Unternehmen wie Ihres

Webdesignerin (Solo-Selbstständige): Laptop kaputt? Alle Dokumente sicher in der Cloud, sofort verfügbar.
Handwerksbetrieb: Digitale Stundenzettel und Rechnungen sparen Stunden an Verwaltungsarbeit.
E-Commerce-Shop: Retouren und Garantiefälle sekundenschnell bearbeiten dank OCR-Volltextsuche.
KMU mit mehreren Abteilungen: Einheitliche Ablage, transparente Workflows, alle Mitarbeiter finden sofort, was sie brauchen.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Rechtssicher archivieren (GoBD & DSGVO)
Zeitersparnis: 92 % der Nutzer sparen 4 Stunden/Woche (Quelle: ecoDMS)
E-Rechnungen automatisiert verarbeiten
Sekundenschnell finden dank OCR
Zentrale Verwaltung, jederzeit & überall
Keine IT-Sorgen: Hosting, Wartung & Updates inklusive
Flexible Lizenzmodelle & transparente Kosten

Vorteile, schnell, sicher, cloud, archiv

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MDigi ist ecoDMS Qualified Premium Reseller und begleitet Sie bei Einrichtung, Schulung und Support. Über 100 Kunden vertrauen bereits auf unsere Lösungen.

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Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie einige häufig gestellte Fragen zu unserem Unternehmen.

Ist ecoDMS zu komplex für kleine Unternehmen?

Nein, ecoDMS ist nicht zu komplex für kleine Unternehmen. Im Gegenteil, die Software ist so konzipiert, dass sie auch von kleinen Unternehmen leicht genutzt werden kann. Durch ihre intuitive Bedienung und die Möglichkeit, sofort einsatzbereit zu sein, bietet ecoDMS eine einfache Lösung für die Verwaltung von Dokumenten und Daten.

Die Bedienung von ecoDMS ist sehr benutzerfreundlich und erfordert keine umfangreichen IT-Kenntnisse. Die Oberfläche ist einfach und übersichtlich gestaltet, sodass Anwender schnell und leicht durch die verschiedenen Funktionen navigieren können. Darüber hinaus bietet ecoDMS eine Vielzahl von Tutorials und Anleitungen, die den Einstieg in die Software erleichtern.

Ein weiterer Vorteil von ecoDMS ist, dass es sofort einsatzbereit ist. Nach der Installation kann das System sofort genutzt werden, ohne dass umfangreiche Konfigurationen oder Einstellungen erforderlich sind. Dies ermöglicht es kleinen Unternehmen, schnell von den Vorteilen von ecoDMS zu profitieren, ohne lange Einführungszeiten oder umfangreiche Schulungen benötigen.

Insgesamt ist ecoDMS also eine sehr geeignete Lösung für kleine Unternehmen, die ihre Dokumente und Daten effizient verwalten möchten. Durch ihre intuitive Bedienung und die Möglichkeit, sofort einsatzbereit zu sein, bietet ecoDMS eine einfache und effektive Lösung für die täglichen Herausforderungen im Bereich der Dokumentenverwaltung.

Wie sicher sind Dokumente in der Cloud?

Die Sicherheit von Dokumenten in der Cloud ist ein wichtiger Aspekt, wenn es um die Verwaltung von sensiblen Daten geht. Bei ecoDMS können Sie sicher sein, dass Ihre Dokumente in der Cloud bestmöglich geschützt sind.

EcoDMS ist DSGVO-konform, was bedeutet, dass die Software die strengen Anforderungen der Europäischen Union an den Schutz von personenbezogenen Daten erfüllt. Dies garantiert, dass Ihre Daten sicher und vertraulich behandelt werden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Speicherung von Daten auf deutschen Servern. Dies bedeutet, dass Ihre Dokumente innerhalb der Europäischen Union gespeichert werden und somit den strengen Datenschutzbestimmungen unterliegen. Dies bietet einen zusätzlichen Schutz für Ihre Daten, da deutsche Server den strengen Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der DSGVO unterliegen.

Darüber hinaus verwendet ecoDMS eine verschlüsselte Übertragung, um sicherzustellen, dass Ihre Daten während der Übertragung zwischen Ihrem Computer und den Servern von ecoDMS nicht abgefangen oder gehackt werden können. Dies bedeutet, dass Ihre Dokumente auch während der Übertragung bestmöglich geschützt sind.

Insgesamt bietet ecoDMS somit eine sehr sichere Umgebung für die Verwaltung von Dokumenten in der Cloud. Durch die DSGVO-Konformität, die Speicherung auf deutschen Servern und die verschlüsselte Übertragung können Sie sicher sein, dass Ihre Dokumente bestmöglich geschützt sind. Mit ecoDMS können Sie Ihre Dokumente also mit gutem Gewissen in der Cloud speichern und verwalten.

Kann ich meine Papierordner übernehmen?

Die Übernahme von Papierordnern in ein digitales Dokumentenmanagementsystem wie ecoDMS ist ein wichtiger Schritt, um Ihre Dokumente zu digitalisieren und somit leichter zugänglich und durchsuchbar zu machen.

Ja, mit ecoDMS können Sie Ihre Papierordner problemlos übernehmen. Durch die Integration von Scannfunktionen können Sie Ihre Papierdokumente einfach einscannen und in das System importieren. Die gescannten Dokumente werden dann OCR-durchsuchbar archiviert, was bedeutet, dass der Text in den Dokumenten durch die Optical Character Recognition (OCR)-Technologie erkannt und in eine durchsuchbare Form umgewandelt wird.

Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre digitalisierten Dokumente leicht zu durchsuchen und zu finden, ohne dass Sie mühsam durch die Originaldokumente blättern müssen. Die OCR-Funktion von ecoDMS unterstützt eine Vielzahl von Dateiformaten, einschließlich PDF, TIFF und JPEG, und kann auch mit gescannten Dokumenten umgehen, die in verschiedenen Sprachen erstellt wurden.

Durch die Übernahme Ihrer Papierordner in ecoDMS können Sie somit Ihre Dokumente nicht nur digitalisieren, sondern auch ihre Zugänglichkeit und Durchsuchbarkeit erheblich verbessern. Dies kann Ihnen helfen, Zeit zu sparen, Ihre Produktivität zu steigern und Ihre Dokumente besser zu organisieren.

In ecoDMS können Sie Ihre gescannten Dokumente dann in einem zentralen Repository speichern, um sie leichter zu verwalten und zu teilen. Die Software bietet auch eine Vielzahl von Funktionen, um Ihre Dokumente zu klassifizieren, zu kennzeichnen und zu schützen, um sicherzustellen, dass sie nur von autorisierten Personen zugänglich sind. Mit ecoDMS können Sie somit Ihre Papierordner in ein modernes, digitales Dokumentenmanagementsystem übernehmen und Ihre Arbeitsabläufe optimieren.